Privacy policy
De IRMA-meet dienst wordt in samenwerking tussen het bedrijf ProcoliX en de stichting Privacy by Design aangeboden. ProcoliX en de stichting zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerking, maar alleen ProcoliX is de verwerker van de gegevens: het is de host voor de servers (voor BigBlueButton video, voor IRMA authenticatie, voor e-mail en voor de webpagina's) die de relevante persoonsgegevens verwerken. De stichting Privacy by Design is geen verwerker van persoonsgegevens in het kader van IRMA-meet.
IRMA-meet video gesprekken zijn op twee manieren beschermd.
- De verbindingen voor de video, audio en andere signalen tussen gebruikers en ProcoliX worden versleuteld, via de software van BigBlueButton.
- Hosts en deelnemers in IRMA-meet maken zich bekend met IRMA. Het soort persoonlijke gegevens en hun betrouwbaarheid kan verschillen per bijeenkomst. Het is de verantwoordelijkheid van de host en de deelnemers om te beoordelen of deze gegevens voldoende zekerheid verschaffen.
Hosts en deelnemers in IRMA-meet maken zich bekend met IRMA. Het soort persoonlijke gegevens en hun betrouwbaarheid kan verschillen per bijeenkomst. Het is de verantwoordelijkheid van de host en de deelnemers om te beoordelen of deze gegevens voldoende zekerheid verschaffen.
ProcoliX verwerkt slechts die persoonsgegevens die noodzakelijk zijnvoor de IRMA-meet dienst. In heb bijzonder slaat Procolix geen inhoudvan bijeenkomsten op, zoals video, audio, chat, presentaties, gedeelde schermen, enz. De mogelijkheid (voor hosts) om video gesprekken op te nemen is in deze eerste versie van IRMA niet beschikbaar. Ook persoonsgegevens uit authenticatie met IRMA, om toegang te krijgen tot IRMA-meet gesprekken, worden door ProcoliX niet langer dan de bijeenkomst opgeslagen. Andere, technische persoonsgegevens, zoals IP-adressen worden opgeslagen en verwijderd volgens het algemene beleid van ProcoliX. Wanneer alles normaal verloopt worden deze gegevens na 2 dagen verwijderd.
ProcoliX kan de host van een bijeenkomst vragen of diens naam en/of e-mail adres bewaard mag blijven met het doel om hem/haar op de hoogte te houden en te informeren over toekomstige ontwikkelingen m.b.t. IRMA-meet. Deze verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van vrij gegeven toestemming.
Statistische informatie over IRMA-meet video gesprekken (duur, aantallen deelnemers, aantallen gesprekken per dag/week/maand/jaar, herkomst enz.) kan geaggregeerd worden door ProcoliX en kan door ProcoliX en de stichting Privacy by Design gebruikt worden voor documentatie en presentaties. Zonodig kunnen IRMA-meet gegevens ook gebruikt worden voor technische doeleinden, zoals onderhoud en optimalisatie, maar worden verwijderd na maximaal 2 dagen.
Technische veranderingen in het IRMA-meet systeem, of eventuele nieuwe diensten, kunnen leiden tot een aanpassing van deze privacy policy. ProcoliX en de stichting Privacy by Design behouden zich het recht voor om dergelijke wijzigingen door te voeren en zullen de nieuwe privacy policy zo snel mogelijk via deze pagina bekend maken.
Voor eventuele vragen, opmerkingen, of klachten over deze verwerkingen door ProcoliX ten behoeve van IRMA-meet kan contact opgenomen worden met ProcoliX op info@irma-meet.nl. Voor klachten over de verwerking van gegevens door ProcoliX kan ook contact opgenomen worden met de Autoriteit Persoonsgegevens.